許多人對同時執行多項工作的可能發現情況作出反應。 您必須找到一種方法來追蹤每篇文章的期間,並確認是否應要求期刊編輯審查,尤其是那些已經提交數月且沒有音訊的文章。 共同作者的回應。 在混合情況下,可以將紙張的圖形粘貼到紙張 b 上。

在本文中,我將討論同時管理多個文件的幾個不同方面,包括規劃、文件追蹤和清單。 我正在使用的系統與我的時間管理系統整合,不一定適合你。 但我希望分享我的經驗,這樣我就不能再限制自己一次只寫一篇文章了。 現在讓我與大家分享我現在使用的系統:

1. 制定論文計畫

我使用谷歌文檔總結正在編寫和即將寫入的文檔。 使用 Google 文件試算表的原因如下:

溝通

我通常與我的合作者共享這個谷歌文檔。這樣,我不必每次更新時向他們發送一個新文件; 當他們想檢查進度時,我只需要去谷歌文檔檢查最新版本。 當我偶爾需要打印或保存顯示在屏幕上的表單時,打印(pdf 或物理)也很容易。

隨時隨地存取

當我想到紙質主題或忘記文件的進度時,我只需要在雲端硬碟中存取這份文件即可查看表格。

遞交日期及提交人的描述

我的谷歌文檔表格很簡單,包含以下字段:“Paper” 列有文檔的簡短標題,通常與您期望提交的期刊有關; “主題” 列記錄論文的主題; “日誌或位置” 列表示您的期刊或研討會預計會發表這篇文章;“初稿” 一欄設定了我期望完成第一稿的日期;我希望從共同作者那裡得到的 “審查” 一欄記錄,如果共同作者已歸還,我將在共同作者 A B C 部分中標記 “v” 和 “提交”欄位表示我初次提交的排程日期。

接著,在第二輪審查中,我在上述欄位中加入了下列欄位:草稿審查、審查、共同作者 A B C 和轉寄。 最後一欄是我給自己看的筆記。

簡易註解

簡單的電子表格文件允許我在單獨的字段中記下筆記。 例如,如果文章不幸被拒絕,我會注意到剩下的空間可播放或擴充,以及當我有時間進行變更或寫信給共同作者。

分色編碼

我在電子表格頁面上應用了一個簡單的分離編碼(用顏色填充第一列中的單元格):淺藍色為成品論文,綠色為斜坡或正在審查,橙色為正在進行的論文,而紅色表示尚未開始的論文。 當然,這些顏色可以根據您的個人喜好調整。

2. 提醒和未來計劃

除了包含計劃表單的 Google 文件之外,我還自定義在待辦事項應用程序中完成該表單的時間。 我有一個名為紙張寫作的單獨程序。 我不僅設置了一個日期(它將跳轉作為提醒),而且它也提醒了開始日期(當我計劃開始一個文檔時)。

每當開始寫作提醒窗口出現(或最佳實踐:我總是在 7 天前設置),我在一周的時間在我的論文上添加一些零碎的想法或新想法到 Google 日曆。 我使用每週的時間表來教學、準備、閱讀文件、撰寫文件和做研究。 我選擇預設的每週排程來排定撰寫時要使用哪些文件,以及在研究視窗期間進行哪些研究 (視週和月份而定)。

3. 文件管理

另一個重要的技術是跟踪誰發送電子郵件和圖形相關的特定文章的所有雜誌編輯,避免在其中你無法找到一個高分辨率版本的問題,當你加載和歸檔的紙張。 為每張紙設定資料夾,每張紙都是紙張,儲存不同版本的紙張,從開始到結束所修改的紙張 (我使用 “Paper 名稱 Year.doc 作為檔案名稱)。

圖表存在於 “Graphics” 子資料夾中,我最近使用 “圖形 1.eps”、“圖形 2.eps” 等作為檔案名稱。 此外,子資料夾中的 “檢閱程序” 會儲存對審核者的回應,以及與審核程序相關的任何訊息。

另一個資料夾 “計算” 專門用於儲存為支援紙張而收集的計算資料,以便進行分類查詢。 由於我習慣清空我的電子郵件收件箱,因此重要的信息會根據文章儲存在主要的文件夾中,所以你可以看到尚未被實時閱讀的信息。 過濾並不容易。

簡而言之,這個系統允許我隨時瀏覽正在進行的工作。 該單元操作簡單,適合其用途。 我不認為我們需要一個具有許多功能的時間管理系統,一個具有基本功能的簡單系統就足夠了。